◆藉每次接待來賓參訪當成下次的最低水準,提升到基層員工在走道上遇見來賓會舉手打招呼表示歡迎之意,這小動作高難度,卻反應出員工的自信
◆企業:接待小組肩負國內外的廠內行銷
在中國工作,我對人力資源管理作了一些因地制宜,有系統地規劃與執行;由於工廠的規模宏大、又是當紅產業的吸引力、加上現代化的經營管理、第二期資金募集、供應鏈、顧客鏈…等因素吸引相當多來賓(中國各級領導、台灣投資人、歐美顧客…)參訪;我們一面建廠,一面接待參訪來賓;我要求以當地渾厚深遠的歷史文化而不以一般制式的酒場文化接待陸續到訪的來賓;當地不管歷史、地理、氣象、餐飲、歌謠等生活元素,其背後蘊藏相當多的素材,對客人(尤其台灣訪客、國外客戶)而言,絕對稱的上『一籮筐太陽底下的新鮮事』,此外再經由語言的潤飾,保證足以讓客人產生『是真是假』的疑惑?信或不信?(如:草原的交通工具是馬與驢,會坐馬車去接機..等)這比招待客人灌酒唱歌更讓客人印象深刻,走的時候還興致勃勃安排下次全家老少闔家光臨的時間,期待我們再接待。
我把接待來賓參訪當成建廠過程,組織內人力資源管理中的一個重要項目,主要原因在於:
一、接待小組肩負國內外的廠內行銷,全方位自我訓練,而不是花瓶助理。
二、接待準備是公司5S(整理、整頓、清掃、清潔、修身)的自我檢核,也是每次5S標準再提升,當然可以要求5S標準一次到位,但終究標準不只是主管的實踐標準,而是全體員工水準,因此我藉由每次接待來賓參訪所達到的品質當成下次的最低水準,一次又一次提升,員工也就一次又一次自我提高『那把標準尺』,可以提升到中國基層員工在走道上遇見來賓會舉手打招呼表示歡迎之意,這小動作高難度,反應出員工的自信。
三、來賓參訪轉化成員工對公司、對自己的自信;事前,我都會在公司的網路數位工作平台(網路辦公室eOffice)告訴員工這次來賓的背景與公司的關係,事後,再說明這次來賓對公司的看法…;他們從每次接待名單驗證這些來賓參訪攸關公司重大發展,更相信公司往前走,也相信經營團隊不隨便浪費資源在非攸關公司發展的公共關係接待來賓參訪,員工也就更願意主動積極做到每次的標準。
四、解說員:現場解說員從第一次董事長親自上陣,接著執行長、副總、經副理、課長、組長,一路傳承到現場組員,一般組員有能力平常心地向手握訂單關係重大的來賓現場解說,即問即答,這就不簡單,達到人力資源管理的目的。
五、業務單位遠在南方,不可能每次回廠陪客人,公司的接待流程讓來賓參訪變成正面,這些客人檢驗公司流程、接待人員的素質、問題回應,進而評估強烈合作意願。
六、因應不同性質的來賓參訪,提供不同接待內容,但都建立SOP標準作業流程,一再降低投入接待來賓參訪的資源。
七、如果當地省會市長認為係重量級來賓,就會主動安排機場空橋接機、警車開道、傳統正式晚宴、傳統歡迎儀式、傳統歌謠舞蹈、市政廳正式座談會…,這是更高等級的接待,對接待小組成員都是開拓視野成長的機會!
另外,我們也常運用時間差、地理差、文化差和來賓開個無傷大雅卻又充滿趣味的玩笑:
一、工廠距機場車程五分鐘,飛機下降一定低空飄盪過我們廠區,我常跟客人說,『飛機下降路過我們廠區,廠區四個角落保安從窗口看到您們在飛機上面,再通知我們司機前往接機,時間還綽綽有餘,您走的時候,您只要從飛機上低頭檢視地面,會看到我們在廠區向您擺手說再見!』
二、我也警告客人:『飛機下降後,一般以拖車拖進空橋位置,為了行銷城市,本城市保留成吉思汗鐵騎文化,以馬隊拖飛機進空橋位置,您們在飛機上看到,嚴禁尖叫,否則萬馬奔騰,會發生地球上唯一在地面上的空難事件。』
三、我也會預告來賓:『抵達本地機場後我們特約『馬的』(馬出租車計程車)會接您們!』
四、晚上宴客席上,免不了『怎麼沒有馬隊拖飛機進空橋?』『怎麼沒有馬的?』,我當然解釋『怕您們介意…』,飯後City Tour,路上我指前方『看到前面馬車嗎?』『看到』『那就是馬的』『您們注意看,馬車右耳在動,告訴後面來車,牠要右轉』『哇!真的右轉,還真有馬的,還以耳朵當方向燈!』
五、玩笑有時盡,只要賓主盡歡,都會謎題揭曉;例如:不是馬車,是農民白天拉驢(來賓白天都不見得分辨是馬是驢,何況晚上)進城賣農產品晚上回鄉下,我看到農民拉右邊韁繩,我長期觀察這時候驢都會以肢體回應牠的主人『瞭解!不要再拉了,會痛阿!』,耳朵是最容易區別的肢體。
受我的影響,接待小組成員都有能力為參訪來賓解說當地的歷史、地理、氣候、文化、藝術。雖然第一次在中國工作,但為了做好工作已養成很快就掌握環境的行為模式,因此一到MK科技公司,我很快就熟諳這個省會城市的歷史、地理、氣候、文化、藝術等之經緯,因此當地領導笑我比他們招商官員更有招商的說服力,也比市長更瞭解市政建設;只要工作之餘有閒暇時,我就以瞭解環境當作我的休閒活動及運動,我通常以快走、路跑、騎自行車方式,進行城市探索,一再深入市區及城外,和歷史作伴,與居民為伍,大量閱讀相關文件,參訪來賓的問題也就能即時適當解說。
▼ 當地市長認為係重量級來賓,主動派警車開道 傳統歡迎儀式 (我把相片模糊化)
以紅地毯表示至高誠摯歡迎 繞廠區參觀
當地政府邀請MK科技公司的國外顧客觀看慶祝大會