◆隨著追求學校治理的完整性，會有更多整合機制的需求，這些整合又進一步強化學校治理的完整性，依學校的需求逐步建立相關的系統連結
◆理念：系統整合＝團隊協同作業精神
隨著整體社會以高標準檢視高等教育，驅使學校治理越來越嚴謹，教授與學生的教學活動節奏越來越快，過程中行政流程能否快速回應決定了學校治理品質；教育部主管官署也將學校在系統整合的程度列入評鑑，但在現實面，相當多大學院校雖然已建置了人會總系統（人事會計總務），但横向整合部份並未完善，所以針對大學院校人會總系統橫向整合與行政表單簽核的議題舉辦研討會，分享我公司持續為大學院校人會總系統的整合經驗，提供大學院校參考。
一、人會總系統的整合
系統整合的主要精神在以團隊協同作業精神建立不同系統或設備間的資料交流管道，如各處室的業務資料如何分享給不同單位加值運用或如何獲取從不同的處室產生的資料加以利用；除系統資料庫外也可配合其他硬體設備，達到更佳的整合效果，如差勤刷卡機資料與請休假單資料整合；財產資料與盤點機資料整合；建立條碼可運用於文件收發登錄或方便資料輸入等等都是不錯的整合實例；積極的意義可縮短作業時間、減少人力資源的浪費、維持資料一致性、增加系統效率。
二、人會總系統橫向整合架構：以下就以人會總整合架構來說明可運用的整合流程
1.從預算資料開始，可由各部門自行建立或由預算管理業務部門建立，經核定後成為正式的預算資料。
2.可透過電子表單來進行預算執行，並可利用表單執行內容將後續作業所需的資料先行建立，如印領清冊的建立可利用於往後的會計傳票建立，出納的支出作業，所得稅的整合等；也可配合線上簽核模組的整合來加快行政流程及狀態的掌握度。
3.請購核准後進入採購及驗收階段，採購驗收作業直接延用請購資料來運用，學校依需求可將欲統計資料輸入，如議比價記錄、綠色或優先採購項目等資料。
4.完成驗收後，屬物品類可納入物品管理；屬財產類則轉財產資料，不需重覆建檔。
5.財產資料建立完成後，在每月產生的折舊及報廢資料透過與會計間的整合，可自動產生相關傳票，節省會計人員的作業時間。
6.會計有關的支出項目由會計人員拋轉給出納人員整批開立支票或產生匯款資料。
7.透過領收據資料(如圖書館罰款、進修部報名費)，可連結單位收據編號到出納收入編號或會計傳票編號，任何一點均可追查到其他資料，形成更良好的內控內稽。
三、表單簽核模組
表單簽核模組近年來學校在系統規劃時也都會一併考量，利用表單簽核模組配合各種表單流程設定，來簡化行政作業流程，並提升行政效率。
表單簽核有以下幾個特點：
＊ 使用者在填寫相關表單後，可直接送至簽核，無需再加工處理。
＊ 依表單的性質，系統便預設好需經過的審核關卡，讓承辦人員無需擔心後續處理流程。
＊ 主管審核表單時，能從系統中便能查看單據內容，無須再透過開啓附件來審核資料。
＊ 可隨時追蹤表單目前狀態。
表單模式建立可利用現有的套裝產品；也可依學校需求用專案方式自製或委外，主要考量的是要做好具有調整流程規劃機制，以因應學校未來需要；大學技職院校因長期發展 e 化系統，目前學校內部絕大多數的作業系統皆已上線使用，簽核模組提供給學校不同的系統思維來處理目前的行政表單流程，將單位作業導向會改變為學校行政流程導向。
四、系統整合時所面臨的問題：最後針對在做系統整合時，可能會面臨的問題做一些分享
1.資料要先整合：在實行系統整合前，建議要先將資料整合，可減少日後系統資料交換分享時的困難，如部門資料，財產放置地點、場地租借空間、教務開排課教室等。
2.流程造成資料的變化：整合規劃時需瞭解各階段作業做了什麼事，異動那些資料做何改變，流到下一流程的條件為何，瞭解這些因子後，更能做好整合系統的效益。
3.人員異動快：一是系統開發人員的異動，將會造成經驗的流失（可用開發文件來補足）；另一是業務人員的異動，將會造成重新教用或操作習慣的改變（系統小改），若是業務主管異動，風險更大，有可能在流程或政策想法的改變（系統大改）。
4.個資法：個人資料保護法可能即將實施，對系統整合也會造成一些衝擊，大致上要把握以下原則－最少收集、最小揭露、最低授權、記錄LOG檔、在輸入介面或報表產生要去識別化、要有使用個資的告知及申請流程等。
五、結論：學校在規劃系統時就可將以上所舉的例子納入思考，隨著追求學校治理的完整性，會有更多整合機制的需求，這些整合又進一步強化學校治理的完整性，依學校的需求逐步建立相關的系統連結。
。詳細請參閱系列文章：大學技職院校之營運
▼人會總系統橫向整合
▼表單簽核模整合人會總系統
▼當天研討會實況
