大學技職院校之營運(35):建置e化難在相關人員理解資訊流改變工作流程

張貼者: 沈 長進 分類: 學校 評論

IMG_5523◆6/19四位同仁前往中國大陸,開始投入【AA科技職業學院校園行政電腦化建置專案】,AA科技職業學院校由台資投資興建的一所全日制民辦普通高等學校,學院現有全日制在校生5000多人,成功地推動『工學結合專班』,配合學校長遠的發展,決定投入重建整合校園e化系統,經過二個多月密集的調研決定引進台灣的大學校園整合型e化系統解決方案,再經過對廠商的評比選定由先傑電腦來承接這份攸關學校轉型升級的重責大任。

為了爭取在學校教職員7/5放暑假之前完成第一階段訪談,四位同仁直接住進學校招待所,在6/20~7/6在短短17天與學校各處室相關人員進行2~3次的討論;建置校園e化整合系統,關聯十幾個處室,關係人少則數十位,多則數百位;關鍵不在軟體工程的困難,難在如何讓各處室相關人員理解資訊流,配合資訊流改變工作流程。

2013/6/20~7/6,利用三個週六(6/22、6/29、7/6)向學校領導階段會報進度,回報需要由校方決策的建議,站在『顧問』的立場,我們也整理幾個思維與學校領導階段互動,為雙方協同作業奠定可持續維運的基礎,避免因各自理解不同造成認知落差而妨礙到工作的順利推動:
第一次,向學校領導階段說明『系統發展生命週期』,讓他們理解先傑電腦如何以軟體工作規範發展資訊系統

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教職員從7月6日(星期六)起放暑假,因此6/20~7/5這麼短時間內,我們要全力以赴專注與相關人員一次又一次科學地探討,有組織的方式用來開發一個學校的資訊系統,這次主要在完成『系統分析』,以便暑假期間先傑電腦程式開發團隊依這份『系統分析』進行系統設計、系統開發,完成某些系統,在下學期開學之後,有些工作配合新學期啟用e化,從十月開始各系統逐步一個一個上線;系統規劃與系統分析決定了系統品質與可用性,我們嚴謹依軟體工程規範進行系統發展生命週期,投入四位資深人員花17天日以繼夜與學校各處室相關人員進行2~3次的討論,目的在確保系統貼近學校的需求。

第二次,向學校領導階段說明『先傑電腦團隊與成員本質』,讓他們理解先傑電腦團隊與成員不僅是軟體供應商、資訊服務業,也是學校借助IT融入營運諮詢顧問

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我們以Gary Hamel『現在,什麼才重要?決定未來贏家的五大關鍵-』這本書體現先傑電腦公司治理:學校值得與先傑電腦建立深層、互信互賴、善意的夥伴關係

關鍵1:重塑資本主義價值觀,重拾道德,提高人品,要利他雙贏而不要做零和的鬥爭
關鍵2:堅信創新創造長期價值,建立重視創新的文化價值觀,堅持創新與改變而不要保守以因應當前時代快速變化
關鍵3:建立調適力更勝策略優勢,建立能快速反應與調整的靈活組織,避免組織僵化,並且要持續保持應變的敏感度
關鍵4:熱情是差異競爭的根本,激發員工的創造力與熱情,讓員工全副投入工作之中,並得到滿足與成長,建立以充分發揮員工潛力的工作環境做為優先要務
關鍵5:顛覆科層、管理的舊思維,打破科層,也就是官僚,放棄控管的意識形態,打破傳統的管理思維,推動員工『舉手積極參與、當家做主』

第三次,向學校領導階段說明『混亂雜亂複雜簡單』,讓他們理解先傑電腦如何在6/20~7/6協助學校將校園e化從混亂雜亂複雜簡單推動

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6/20~7/6校園e化訪談從熱鬧、堅持、各說各話等混亂狀態開始,我們面對所有人員的熱心參與、指導,也面對不同、交錯的不協調局面,但經過雙方互動與學校領導們再定位,從混亂中逐步改善,朝簡單化、系統化推進,縮減學校人員內部因時間不對等所造成的期望缺口。

。詳細請參閱系列文章: 大學技職院校之營運

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