◆保管組在一般學校是看不到的單位，但卻是能有效資源運用管控，並降低日見高漲的營運成本的單位，讓資產設備變成流動資產，避免資產設備閒置
◆企業：看得到的資產活用
保管組在一般學校是看不到的單位（學校還是以教學研究為重點單位），但卻是能有效資源運用管控，並降低日見高漲的營運成本的單位；對老師而言，為了教學，為了學術研究，所需要的資材（設備、空間、材料…）都要採購單位即時提供；過去整體社會及學校成長擴充期，經費充裕，一般學校傾向寬列預算滿足教學研究，壓力不大；但在當今少子化學生來源堪虞，整體社會及學校成長期停滯衰退期，錢花在刀口就變成主管的耳提面命；做好資產管理，從被動文書表單作業的保管組作業模式，轉型為主動出擊適時提供適用的資產給需要的老師及單位，這不但滿足老師教學研究，更重要實現有效降低新購設備的資產支出。
要達成這樣的主動提供適用資產的作業模式，就必須更精準做好財產管理，讓每項設備資產的履歷表（需求、規格、請購、驗收、異動、調撥移用、使用狀況、報廢…）都正確即時顯示在校園網路，提供老師透過WEB就可以在校園網路上進行查詢、登錄，能調用就不必新購，讓資產設備變成流動資產在學校適當場合活用重用發揮邊際效益，絕對避免資產設備變成某個單位的不動產閒置設備情事發生。
這就需要一套財產管理資訊化系統，適足以提供學校的營運策略。
一般學校保管組職掌，第13項將是未來的挑戰：
1、保管組法規、表單製修訂
2、保管組及各單位會簽之公文書辦理
3、財產驗收、新增、損毀、報廢、移轉、贈與審核
4、財產耐用年限鑑定、折舊、減損審核
5、年度財產盤點審核
6、財產稽核相關業務配合
7、財產相關報表核定
8、土地及建築物之產權管理
9、辦公用品收發、物品管理核定
10、各項財產相關資料填報審核
11、各項工程驗收之協同勘驗
12、全校各單位財產移交總務處暫管核定
13、各單位財產及非消耗品管控相關事宜協助、資訊提供
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透過WEB在校園網路上進行查詢調用，讓資產設備變成流動資產發揮邊際效益，避免資產閒置設備
