大學技職院校之營運(3):與其藉開會手段進行溝通,不如導入網路數位工作平台

張貼者: 沈 長進 分類: 大學技職院校之營運 評論

IMG_9937 ◆面對全校及校外,忙得團團轉,過度消耗個人,這意味學校在『資訊公開查詢』準備度做得不夠好,才會造成資訊不對等,再十個黃主任也會應付不來

◆理念:充分運用網路『無所不在、隨時隨地』的特質,提升溝通品質

MK科技大學黃主任說他的工作是『開會』,這我可以理解,董事長有事找他、校長要他提報目前進度,各教學單位系所更不用說頻頻來電,自己的學生互動、研究計劃找人討論、校外洽商協調…。

『黃主任,您比企業界主管還忙,幸好您還壯年,体力、心神還應付得來。』我從旁觀察他實在有夠忙,狀況輪流出現,而這只是兩個會議中間空檔,發生在研究室內的電話、來人;『我們陳校長面對全校及校外,那更忙得團團轉;我現在回到研究室和您見面談事、喝杯茶是最大享受。』;可是剛才的電話、來人,其內容卻又瑣碎過度,這意味學校在『資訊公開查詢』準備度做得不夠好,才會造成資訊不對等,再十個黃主任也會應付不來。

能者多勞固然是優點,但這些人終究是整個社會的菁英份子,過度消耗,就個人而言(提早職業倦怠、停止成長、備多力分、不夠深入),對學校而言運作成本太高、效能有限。

大學技職院校從學校願景、策略到系所教育目標,從年度計劃到日常營運,牽涉到的人員相當多,而老師又各有看法、想法,沒有足夠的說服力,很難取得一致的認同,用開會來解決問題也就不足為奇,處理不當,則落入以會養會,個人與團隊都要付出驚人的心力、時間。

在我的觀察,大學技職院校的主體是老師,是整個社會的菁英知識份子,這些人習慣於知識的整理與歸納,傾向於自主的見解,只能不斷提供足夠的事件背景說明文件,讓老師們有足夠的『空間』自行吸收,進而理解到學校的做法,從旁觀者角色逐漸轉為參與者;否則即使表面沒反對,不代表支持,因此校務推動倍感吃力,不得不藉一次又一次開會手段進行溝通,議而不決也就意料得到。

大學技職院校是個龐大的機構,人多事多,藉開會手段進行溝通,其成本驚人,參與會議者幾乎抱持消極被動心態與會;不如導入網路數位工作平台,充分運用老師們習慣於自主知識的整理與歸納,及網路『無所不在、隨時隨地』的特質,將會議議題相關背景說明文件在開會前上傳相關與會人員,事前在網路數位工作平台上進行個別Q&A,有效引導會議品質,個人與學校都將深受其益。

IMG_6488 大學技職院校是個龐大的機構,人多事多,藉開會手段進行溝通,其成本驚人

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