6月 26
◎ 提高效率、程序透明化已成大環境趨勢
在「請購單線上簽核系統」導入之前，一般的請購案件運作程序是這樣的：
1. 由負責請購的人員，開始進行請購程序
2. 該筆請購單透過人工紙本公文匣層層轉送，直到它被核准為止
那麼這段請購程序，平均所需耗費的時間大約是多久呢？
答案是：3週
此外，當請購單開始它的層層轉送之旅時，請購者是無法掌握這筆案件身在何處的。
換句話說，請購者在轉送過程中，是無法了解請購單現在到了哪個單位？ 正被哪一層級進行審核？
學校為了徹底改善此一現象，以提高運作效率，並且讓請購單簽核程序透明化；
於是，決議在這次的專案中導入「請購單線上簽核系統」！
◎ 為使用者量身準備的籌備工作
在準備導入的階段，由於第一線的請購人員，他們所使用的系統內容、流程，
都和負責審核案件的各層級主管們大不相同。
因此，我們分別為第一線的使用者，以及審核的主管人員，舉辦了為期二天共四場的系統使用說明會。
由於各單位使用者的認真參與，以及學校計網中心的大力協助，這四場系統使用說明會，過程相當順利圓滿。
而這次系統使用說明會的成功，
讓學校決定在說明會落幕後第三天，就全校正式使用「請購單線上簽核系統」！
◎ 初試啼聲的亮眼成果
「請購單線上簽核系統」導入後一個月，學校就所有人員的使用狀況及成效，召開了檢討會。
依據系統資料，分析「請購單線上簽核系統」這一個月來所執行的成果。
「請購單線上簽核系統」顯然沒讓大家失望！
因為在學校導入了「請購單線上簽核系統」後，
一般的請購案所需的時程，已由原本所需的 3週，大幅縮短到7-10天內即可完成！
◎ 好還要更好，提供優質服務，創造雙贏一直是我們的目標。
現在，學校正在流程上尋找能夠更為精簡之處。
計劃未來可以將請購單的時程，縮短至3-4天以內完成，敬請大家拭目以待！
