中華醫事科技大學 -導入請購單線上簽核系統,大幅縮短流程時間。

張貼者: 先傑電腦校園e化團隊 分類: 中華醫事科技大學, 會計系統 評論

0626a2

◎ 提高效率、程序透明化已成大環境趨勢

在「請購單線上簽核系統」導入之前,一般的請購案件運作程序是這樣的:
1. 由負責請購的人員,開始進行請購程序
2. 該筆請購單透過人工紙本公文匣層層轉送,直到它被核准為止

那麼這段請購程序,平均所需耗費的時間大約是多久呢?
答案是:3週

此外,當請購單開始它的層層轉送之旅時,請購者是無法掌握這筆案件身在何處的。
換句話說,請購者在轉送過程中,是無法了解請購單現在到了哪個單位? 正被哪一層級進行審核?

0626a2

學校為了徹底改善此一現象,以提高運作效率,並且讓請購單簽核程序透明化;
於是,決議在這次的專案中導入「請購單線上簽核系統」!

 

◎ 為使用者量身準備的籌備工作

在準備導入的階段,由於第一線的請購人員,他們所使用的系統內容、流程,
都和負責審核案件的各層級主管們大不相同。
因此,我們分別為第一線的使用者,以及審核的主管人員,舉辦了為期二天共四場的系統使用說明會。

由於各單位使用者的認真參與,以及學校計網中心的大力協助,這四場系統使用說明會,過程相當順利圓滿。

而這次系統使用說明會的成功,
讓學校決定在說明會落幕後第三天,就全校正式使用「請購單線上簽核系統」!

0626a 

 

◎ 初試啼聲的亮眼成果

「請購單線上簽核系統」導入後一個月,學校就所有人員的使用狀況及成效,召開了檢討會。
依據系統資料,分析「請購單線上簽核系統」這一個月來所執行的成果。

「請購單線上簽核系統」顯然沒讓大家失望!

因為在學校導入了「請購單線上簽核系統」後,
一般的請購案所需的時程,已由原本所需的 3週,大幅縮短到7-10天內即可完成!


◎ 好還要更好,提供優質服務,創造雙贏一直是我們的目標。

現在,學校正在流程上尋找能夠更為精簡之處。
計劃未來可以將請購單的時程,縮短至3-4天以內完成,敬請大家拭目以待!

Comments are closed.