中華醫事科技大學 -利用「詢價系統」來擴大資訊服務的對象!

張貼者: 先傑電腦電子報小組 分類: 中華醫事科技大學, 會計系統 評論

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◎ 複雜的程序,更需要被簡化

中華醫事科技大學,是一所以醫事健康學系為主的技職體系學校。

正因為如此,所以學校每年對於實驗器材、實驗藥品,以及相關消耗品
的需求量都極為龐大。
採購的項目和手續,更是繁多而複雜。 
 

當每年固定進行採購的時間來臨時,學校一慣的做法是:

1.請各單位自行統計並提出,在一學期內,單位內部對這些品項的需求量有多少。
2.然後經由業管單位,將這些數據資料統一彙整成採購檔案,再請各家廠商前來領取採購明細,並進行報價。
3.待各家廠商完成報價後,將報價資料燒製成光碟送交回學校。
4.最後,學校業管人員再依據報價資料,比對整理出各項採購明細的得標廠商。

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從各單位提出需求開始,整個採購過程歷經:
檔案整理、廠商作業、得標比對、業管審核、預算查核、採購進行……一直到驗收付款,才算完成採購動作。

整個程序來來回回,處理手續繁雜瑣碎,平白耗費掉許多寶貴的時間和人力成本。

 

◎ 將傳統資訊,進行e化整合的思維

為了徹底解決,這段讓採購人員倍感困擾的冗長流程,
學校特地利用這次總務會計整合導入的機會,將採購作業一併納入系統的規劃之中!

這其中最特別的創舉是,
為了讓相關人員在使用上更加便利,此次的規劃甚至將系統的服務對象,擴大延伸至校外的合作廠商。

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為滿足學校的需求,在相關同仁的努力下,能夠擴大資訊服務對象的「詢價系統」就這麼誕生了!

 

◎科技來自於人性,e化的成果看得見

在學校導入「詢價系統」後,各單位從提出採購需求開始,這些資料即進入資料庫中進行處理。

接下來,舉凡資料整併、連結預算系統以控制預算、廠商透過系統直接報價、由報價資料比對出各項採購明細
的得標廠商、將得標資料轉成採購案以進行採購…..一直到驗收完成付款等步驟的運作和執行,
通通都是透過「詢價系統」來處理。

藉由系統明確的流程規範,有效率的資料處理,以及與其他相關系統,
例如:預算系統、請購系統、簽核系統、採購系統、會計系統、出納系統…等的整合運作,
在資料庫共享,各類帳款資訊、金額同步更新的情況下,
讓採購程序快速化、帳務透明化、資源利用最大化的結果,成就了學校、校內各單位以及校外合作廠商,三方三贏的局面。 

◎了解問題、解決問題,始終是我們堅持用心服務的體現

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