◎ 沒有所謂的標準做法，「會計本質」是唯一的原則。
學校預算大多分為二類。
分別是教育部、國科會專案計劃的「專案預算」，和學校各部門間的「部門預算」。
「專案預算」的時限較長，單一專案計劃的時間可維持3-5年。
特色是自1月1日開始，到同年的12月31日結束為一個周期。
這段周期，時間點正好橫跨了二個學年度。
「部門預算」的時限比專案預算來的短暫，維持時間約在1年。
大多從8月1日開始，至隔年的7月31日結束為一個周期，期限為一個學年度。
以圖表進行檢視，可清楚地看出兩種預算的期限，是彼此錯開的狀態。
面對這期限相互交錯的情況，為了讓報表能夠順利統計和運作，我們將每一預算計劃進行編碼。
讓每一筆預算都有它專屬的代號。(例如：AH0、B01、C01…等)
但是，這個方式在作業方式較單純的A學校行得通，卻未必可以滿足作業方式較複雜的B學校之需求。
當B學校的使用人員，在找尋上一學年度的預算計劃編號時，狀況出現了！
發現預算計劃編號產生了重覆。
換句話說，就是96年有一筆編號為A01的預算，但95年也有一筆編號為A01的預算。
單看A01這三個字，委實難以分辨它是屬於哪一學年度的預算資料，更不用提是否就是想找的那一筆。
於是我們開始要求學校的會計人員，在登錄資料編號時，需在編號中再加註代表學年度的數字。
(例如：96A01、97B01..)
如此一來，不但編號不會因為時間點不明造成混淆，同時也可以藉這個動作，記錄該筆預算開始執行的學年度。
也因此，我們將部門編號表發給學校，由學校各單位依其使用慣例，決定他們所要採用的代號。
或許使用者會問，既然有兩種方式，那他們到底該以哪一種為標準?? 而我們編碼的原則又是什麼?
答案是，沒有所謂的標準做法。
目前正在使用會計系統的學校中，有使用B01、C01這類單純型預算計劃編碼的學校，
也有使用96B01、97C01這類進階型預算計劃編碼的學校。
所有預算計劃編號的方式，皆依各校慣用的方式而定，我們只以「會計本質」為原則。
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