2月 16
◎ 自行編列，自行控管-單位間獲得雙贏。
預算的架構是以部門為主，簡單的說即是部門只能花自己的錢。
但是統籌分配款的特殊，就在於它是部門統一籌備再行分配的款項，性質顯然不同於上述的預算架構！
例如：營繕組的統籌分配款為，各單位的修繕費用。
文書組的統籌分配款為，各單位的郵寄費用。
關於統籌分配款的運用，程序大多是：
有需求的部門，對該筆統籌分配款所屬的單位填寫請購單或申請單；
然後，再由該單位依照請領的單據前往購買，並自部門的統籌款預算中扣除所需的款項。
換個方向解釋：
各單位統籌金額的分配，學校往昔的作法，大都是由統籌單位直接控管預算。
同時負責估計、分配和填寫各單位可使用的費用。
但是這麼一來，在沒有明確且實際的界線下，
倘若A單位請領的金額超支，其結果就是-原本屬於B單位的款項，遭到A單位佔用。
於是，我們強烈建議(甚至幾乎可說是強制)學校，將各單位的統籌分配款，分配至各單位!
那麼何謂「分配至各單位」呢？
首先，先由統籌單位做成書面資料給學校各單位。
再由學校各單位依照資料，自行估計、填寫該年度所需分配的統籌金額。
將統籌款分配下去由各單位編列，首先每一單位能夠運用的金額就固定了。
立即避免了可能佔用其他單位款項的問題。
接著該如何妥善運用這筆錢，就由各單位自行規劃控管，如此也免除了雙方文件往返的繁瑣和困擾。
簡而言之，即是「交由各單位自行編列，自行控管」，流程請參閱下圖。
而統籌分配款的屬性，大致從是否會跨越部門運作來進行區分-
跨部門者，請購金額歸為「專案預算」。
僅在單位內部者，則請購金額歸為-「部門預算」。
我們會這麼設計程式，道理和讓兼任行政職務的老師，可以同時分屬兩個單位的理由相同。
都是為了讓「部門」能夠移動，以保持程式運作上的靈活！
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