運用網路數位工作平台(39):無紙化工作作業模式協助企業治理十年

張貼者: 沈 長進 分類: 運用網路數位工作平台 評論

image◆6000則數位公告、超過3萬人次的數位工作聯繫單、9000個工作數位檔案在組織內部不斷促成擁有共同價值觀Shared Valueds:共同願景、策略、理念、聚焦

◆企業:網路時代實現『運籌於帷幄中,決勝千里之外』

◆常常有人問我:為什麼要導入無紙化工作模式?有什麼改變?行得通嗎?…,看到企業經營者與幹部為了企業的正常運作,是如此操勞,尤其台商前進中國,兩岸分枝機構如何有效融入運作?回顧自己善用資訊科技導入網路數位工作平台維持日常運作,降低營運成本,一直是我公司的優勢,因此以下探討提供企業經營者與幹部的參考:

一、我觀察以下現象:

。當您閱讀到行業有關文章(產業發展、新產品、行業訊息、成功案例、研討會…),您會以什麼方法傳遞給相關同仁?
。眾分枝單位的基層多久才會看到重要公告?
。以什麼方式讓員工從獎懲、個案、領導人理念…等,建立公司的企業文化?
。日常任務之分派、照會、回應、指導、結案,要花多少人力心力才能推動?
。專案工作的討論除了高成本、面對面會議,還運用什麼低成本有效能方式?
。公文表單是否會因主管外出不在位置受到積壓,令不出門?
。到處都是紙本檔案鐵櫃,數位電子檔案零散於員工電腦,十足不方便、不安全與不穩定

二、除了有效解決以上的問題,也為企業規劃同步進行:

。組織再造、流程再造、扁平化組織
。提供經常到顧客場所駐點的同仁,有遠距辦公室、移動辦公室的方便
。員工前往中國工作時兩岸工作訊息通通通

三、我們為顧客建置網路數位工作平台eOffice按部就班:

1、內部工作平台:

。溝通互動平台
。知識文件庫平台
。企業文化平台
。教育訓練學院平台
。公文公務聯繫平台
。電子簽核平台

2、與ERP、CRM、SCM、EC雙向鏈結,存取資料庫,利用eOffice的WEB網路化功能將相關管理報表在組織內部(ERP)與組織間(CRM、SCM、EC)簽核

3、最大價值來自經營者(CEO)自己樂在使用eOffice得到經營管理所需的KPI報表,做為經營團隊的企業戰情指揮中心(企業戰情室)

四、以我公司為例,2001年開始成立專案小組開發設計網路辦公室eOffice數位工作平台,於2001年12月17日發佈啟用,進入無紙化工作作業模式,回想十年前做了這樣明智的決策,十年後的成果相當驚人,在eOffice數位工作平台資料庫中累積了:

。近6000則數位公佈欄公告:公告直接出現在員工桌面前,不在公司某個很少人接近閱覽的角落,這6000則公告奠定公司企業文化,擁有共同願景、策略、理念、聚焦
。超過3萬人次的數位工作聯繫單:光是省下人員送文件、等待、開會、爭議的時間就是企業活下去的本錢,網路時代實現『運籌於帷幄中,決勝千里之外』
。近9000個工作數位檔案(如果企業智慧資產可以計價,這將是企業重大資產)
。同仁在解決各項資訊專案過程中所留下的智慧、經驗
。所有簽核都在eOffice完成
。讓顧客直接在eOffice上填『需求反應單』,雙方(顧客與同仁)聚焦確認需求與進度,不必費唇舌

五、其他周邊效益:

。節能減碳:無紙化不需要櫃子儲放紙本文件,eOffice數位工作平台資料庫中搜尋檢視方便又妥善
。網路取代馬路:不談成本,就組織成員關係:網路溝通將組織成員形成緊密社群,馬路溝通時組織成員的關係和實體距離成反比
。無邊界:所有公共訊息,不再假手代理人、助理,天涯海角的所有員工同步、即時、直接,消弭二手傳播與資訊壟斷
。共同價值觀Shared Valueds:不斷促成擁有共同願景、策略、理念、聚焦
。讓對的人在對的位置用對的方法在對的時間把對的事情做對

◆運用企業e化協助企業治理1110024

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