軟協e化講座:大學院校人會總系統-橫向整合與行政表單簽核

張貼者: 大學院校團隊 分類: 校務行政系統DM/電子報 評論

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在校園e化中有一個區塊與金流有關,如附圖(一)的人事、會計、
總務整合系統架構內容,雖然各業管單位有所不同,
但其資料流的部份卻有所關連,所以在建置此一區塊系統內容時,
對資料庫的連結規劃必須加以考量。

以下針對整個流程,列舉出各系統間橫向資料的整合範例加以說明。

 

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附圖(一):人事、會計、總務整合系統架構圖

 

【各系統橫向資料整合範例說明】:

《範例一》預算與請購資料整合
預算資料與請購單整合時,需考量在請購申請時如何去連結預算資料,
讓使用者在請購時不會超出預算,並瞭解預算目前的運用狀況。

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《範例二》採購與財產資料整合
採購資料與財產增加整合時,需考量如何讓採購資料轉換成財產新增資料,
以避免財產新增時出現資料重複輸入的問題,並減少建檔時間及錯誤資料的產生。

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《範例三》會計與出納資料整合
會計與出納資料整合時,需考量會計支出資料及出納收入資料,如何相互承接又可達成相互勾稽功能。

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其他當然還有不同系統間橫向資料的整合運用,可依學校不同的流程及需求來規劃設計。

………更多內容,歡迎來電了解!

 

 

【表單簽核模組】:

表單簽核模組也是學校所重視的另一個議題,利用表單簽核模組配合各種表單流程設定,
來簡化行政作業流程並提升行政效率。
表單簽核有以下幾項特點:

* 使用者在填寫相關表單後,可直接送至簽核,無需再加工處理。

* 系統可依據表單的性質,預設好需經過的審核關卡,讓承辦人員無需擔心後續處理流程。

* 主管審核表單時,能從系統中查看單據內容,無須再透過開啓附件…等手續來審核資料。

* 可隨時追蹤表單目前狀態。

 

大學技職院校因長期發展 e 化系統,目前學校內部絕大多數的作業系統皆已上線使用,
簽核模組提供給學校不同的系統思維來處理目前的行政表單流程,將會改變系統從早期的單位作業導向
變為學校行政流程導向。

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