◆早就以數位檔案存資料，帶給公司靈活、彈性的工作模式，但疏於管理，帶來工作上的瓶頸、阻力，做事情演變成要靠做人情，甚至於釀成災難
◆企業：文件管理是公司重大知識資產管理
林董事長告訴我：看到您講述高總經理的一億元文件換成1000元廢紙資源回收的個案，這真是一件令人心痛（請參閱本blog：運用網路數位工作平台（32）：一億元文件換成1000元廢紙資源回收）的個案，我公司早就以數位檔案存資料，事實上，帶給公司非常靈活、彈性的工作模式，但疏於管理，不知不覺中也帶來工作上的瓶頸、阻力，甚至於釀成災難：
。各數位檔案分散在員工個人電腦（PC、NB），員工個人對數位檔案管理的意識決定了公司資訊的安全
。萬一同一數位檔案同一時間因不同工作者修改，造成版本不同，不知那個版本是最新版本
。可能因時間差，新版本（如V.8）不是由前第一（V.7）版本更新而成，誤用前第二（V.6）版本或前第三（V.5）版本更新而成，其中缺少了前一（V.7）版本已更新的部份，造成的錯誤持續在往後版本（V.9、 V.10…）出現
。部門內找檔案還好，跨部門找檔案，往往受到人際關係的影響，做事情演變成要靠做人情
。員工個人電腦（PC、NB）的安危波及數位檔案的安危
。離職人員事先刪掉檔案，日後找也找不到
我一面聽，一面思考，類似這種e化文件管理程度模式的企業相當普及，林董事長的數位檔案即使有他描述的這麼多『瓶頸』，但因為他公司舊有檔案的參考價值遠大於實用價值，因此即使『關關難過，還是關關過』，但如果屬於高度倚賴檔案的演化、加值、應用的公司（我公司屬於這類型）早就被激烈競爭的大環境淘汰出局；文件管理都是公司重大知識資產管理，怎能掉以輕心，輕率而為？我曾經處理一個A公司個案，國外大客戶到A公司進行年度訂單會議時，A公司找不到數位檔案回應質詢，年度訂單因而被大幅度取消，A公司不得不進行一連串整頓瘦身（總經理離職、裁員…），花了二年的經營改善才又取得顧客信賴。
▼從紙本文件管理、員工個人數位檔案管理到網路數位工作平台知識文件資料庫管理
